DAKOTECH INC
Director de Operaciones / Contable / Asistente Ejecutivo
Tiempo completo • Ann Arbor
Beneficios:
- 401(k)
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
Quiénes somos y qué hacemos:
Somos un equipo de 5 personas que trabaja con ordenadores y redes. Nos convertimos en el equipo de Tecnologías de la Información (TI) para pequeñas empresas que no necesitan un empleado de TI a tiempo completo. En el sector, esto se conoce como Proveedor de Servicios Gestionados (MSP). Somos una corporación registrada en el estado de Michigan y nos apasiona lo que hacemos. Llevamos 27 años en el negocio. Si no lees más, termina este párrafo. Buscamos pensadores críticos con visión empresarial que sepan manejar software financiero como QuickBooks y Quicken, así como la suite Microsoft Office, especialmente Excel. Si buscas la América corporativa, este no es tu lugar, pero actuamos como una corporación solo porque tenemos que hacerlo, no porque queramos. Dicho esto, el tiempo suele volar y puede que te duele la cabeza mientras aprendes muchas habilidades nuevas además de nuestras complejidades. La persona en este puesto te formará, pero se mudará de vuelta a casa... a Alemania. Este trabajo es el más importante en nuestro negocio porque tiene que ver con la contabilidad de... todo.
Lo que harás:
Apoyo Administrativo
- Proporcionar apoyo administrativo y operativo directo a la dirección de la empresa.
- Gestiona los calendarios, programa reuniones, coordina citas y organiza viajes de negocios.
- Prepara documentos empresariales, propuestas de clientes, acuerdos, informes y resúmenes internos.
- Haz un seguimiento de prioridades, coordina los seguimientos y ayuda a garantizar que se cumplan las tareas y plazos importantes.
- Maneja con discreción la información confidencial de negocios, empleados y financiera.
Operaciones Comerciales
- Sirve como punto central de contacto para preguntas operativas y solicitudes administrativas.
- Apoyar la coordinación de las cuentas de los clientes.
- Crear y mantener procedimientos internos, documentación y herramientas de seguimiento.
- Identificar oportunidades para mejorar la eficiencia operativa.
- Mantener registros empresariales, horarios, información de inventario y herramientas organizativas internas.
- Gestionar el inventario de la empresa: coordinar compras y distribuciones, hacer seguimiento de los registros de inventario.
Soporte de facturación y contabilidad
- Gestionar el proceso de facturación (aproximadamente 200–250 facturas al mes).
- Supervisa los pagos entrantes y salientes y haz seguimiento de los saldos pendientes.
- Realiza conciliaciones bancarias, de tarjetas de crédito y otras cuentas.
- Apoyar la gestión de nóminas y mantener registros financieros precisos.
- Ayuda con el seguimiento del presupuesto, el seguimiento de gastos y la documentación financiera.
- Coordina con la dirección y con profesionales externos de contabilidad o fiscalidad según sea necesario.
Relaciones con clientes y proveedores
- Mantener una comunicación profesional con clientes y socios comerciales externos.
- Prepara presupuestos, coordina los acuerdos con los clientes y las solicitudes administrativas relacionadas con el servicio.
- Apoya la incorporación de nuevos clientes y mantén información precisa sobre los clientes.
- Coordina las relaciones con proveedores, compras, solicitudes de precios y seguimiento de pedidos.
- Ayuda a resolver cuestiones de facturación y asuntos administrativos.
- Apoyar a la dirección en las negociaciones con proveedores y las decisiones de compra.
Coordinación de Servicios de TI y Técnicos
- Coordina las actividades y horarios diarios para el equipo de soporte técnico.
- Crear, organizar, priorizar y supervisar tickets de soporte informático.
- Programa citas con clientes y asigna las actividades de servicio a los técnicos.
- Haz seguimiento de las solicitudes abiertas y haz seguimiento de las tareas pendientes.
- Coordinar la comunicación entre clientes y técnicos para apoyar la entrega puntual del servicio.
Administración de empleados
- Apoya las actividades de reclutamiento, incluyendo la revisión de solicitudes y la coordinación de entrevistas.
- Coordina la incorporación y salida de empleados.
- Mantén los registros de los empleados y la documentación relacionada.
- Haz un seguimiento de los horarios de empleados, solicitudes de vacaciones y otra información administrativa.
- Apoyar la comunicación de los empleados y los flujos de trabajo diarios.
Requisitos:
- Experiencia demostrada en gestión de operaciones, contabilidad o administración ejecutiva
- Dominio de software contable como QuickBooks y Microsoft Office Suite
- Sólido conocimiento de los principios básicos de contabilidad y la información financiera
- Habilidades organizativas excepcionales con la capacidad de priorizar y hacer varias cosas a la vez de forma eficaz
- Excelentes habilidades de comunicación escrita y verbal
- Alto nivel de discreción y profesionalidad al tratar información confidencial
- Se prefiere un título de asociado o grado en Empresariales, Contabilidad o un campo relacionado
El trabajo híbrido puede ser posible tras 90 días.
Compensación: 45.000,00 $ - 65,000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)